نحوه برگزاری همایش در 10 مرحله

به دنبال برگزار کننده همایش در سال 10401 هستید؟ یا خود به دنبال یادگیری نحوه برگزاری همایش هستید؟ این راهنمای گام به گام را دنبال کنید. به علاوه، از چند الگوی مفید استفاده کنید. برگزاری یک همایش یک فرایند است. بنابراین، قبل از اینکه به نحوه سازماندهی یک همایش بپردازیم، بیایید از طریق اصولی صحبت کنیم که شما را به آن خط پایان می رساند.

نحوه برگزاری همایش

در بررسی نحوه سازماندهی همایش خود، ابتدا باید در مورد هر نقطه عطف مهمی در طول راه فکر کنید. قبل از انجام هر کار دیگری، هر مرحله، منابع مورد نیاز و حجم کار تخمینی را در نظر بگیرید. برای انجام همه کارها باید زمان (و دستان) کافی اختصاص دهید. و همیشه ایده خوبی است که کمی در مورد ضرب‌الاجل‌ها اتاق تکان دهید.

1. استراتژی لازم برای همایش یا رویداد خود را تدوین کنید

چه در حال سازماندهی یک کنگره دانشگاهی یکباره یا هفتاد و پنجمین نشست سالانه یک انجمن محترم باشید، اولین قدم شما در سازماندهی رویداد خود این است که آنچه را که امیدوارید به دست آورید، مشخص کنید. بازار رویدادها شلوغ است – و با تغییرات اساسی که در دو سال گذشته شاهد آن بوده ایم، شلوغ تر شده است. هزینه‌های رویداد رو به افزایش است زیرا تعداد فزاینده‌ای از سازمان‌ها ارزشی را که رویدادهای فیزیکی و مجازی هم برای درآمد و هم برای برندشان به ارمغان می‌آورند، تشخیص می‌دهند.

از ابتدا مشخص بودن در مورد آنچه که امیدوارید با سازماندهی یک همایش به دست آورید، به شما کمک می کند تا رویداد خود را از 200000 رویداد دیگر در آنجا متمایز کنید. آیا در فکر کردن به همایش خود می توانید آنچه را که نمایندگان شما از آن می خواهند و نیاز دارند بیان کنید؟ آیا درک می کنید که چه چیزی به مخاطب شما انگیزه می دهد؟ آیا ایده ای متحد کننده برای رویداد خود دارید؟

آنچه مخاطبان شما می خواهند برای تصمیم گیری برای مجازی، ترکیبی یا فیزیکی حیاتی است. یک استراتژی رویداد مدرن بر اساس انتخاب قالب و مکان رویداد است که به بهترین وجه مناسب مخاطبان شما باشد. بنابراین، مطمئن شوید که به طور منظم نیازهای نمایندگان همایش خود (یا اعضای انجمن) را بررسی و تجزیه و تحلیل کنید. از این الگوی استراتژی رویداد استفاده کنید تا به تیم خود کمک کنید تا روی آنچه واقعاً مهم است متمرکز شود.

2. از فناوری های لازم برای برگزاری همایش استفاده کنید

نرم افزار همایش آنلاین یک افزونه نیست. این باید به اندازه انتخاب مکان یا تاریخ برگزاری همایش، بخشی از سازماندهی یک همایش باشد. کارهای دستی بی پایان را حذف می کند، به کل تیم شما کمک می کند تا به طور مشترک کار کنند و معمولاً در دراز مدت باعث صرفه جویی در هزینه شما می شود.

همه شما سخت در حال کار روی نحوه سازماندهی یک همایش هستید، اما وقتی نمی توانید در همان اتاق زندگی کنید، چگونه می توانید اطمینان حاصل کنید که تیم شما می تواند منابع را به اشتراک بگذارد و با هم همکاری کند؟ نرم‌افزار رایگانی مانند Slack برای پیام‌رسانی پروژه و Skype برای تماس‌های ویدیویی گروهی می‌تواند به شما کمک کند تا مشکلات ارتباطی را از گلوله برفی تبدیل به مشکلاتی کنید که فرآیند سازماندهی را کند می‌کند.

و هنگامی که نوبت به مدیریت هزار و یک کار مربوط به سازماندهی یک همایش می رسد، نرم افزارهایی مانند Asana برای مدیریت پروژه و Trello برای مدیریت کار می توانند به شما کمک کنند تا در حال حرکت باشید.

3. مسئولیت های مختلف را بین افراد پخش کنید.

نحوه سازماندهی همایش خود احتمالاً به افرادی که در تیم خود دارید بستگی دارد. به عنوان مثال، اگر یک تیم کوچک دارید، هر فرد ممکن است مسئول چندین حوزه باشد. اما اگر تیم بزرگ‌تری دارید، می‌توانید مسئولیت‌های فردی مانند حمایت مالی، بازاریابی و ترتیبات محلی را به خود اختصاص دهید. علاوه بر سازمان‌دهندگان اصلی خود، می‌توانید دانش‌آموزان را به‌عنوان داوطلب ثبت نام کنید تا در روز یا در انجام وظایف کوچک‌تر در آستانه رویدادتان به شما کمک کنند.

تیم خود را با دقت انتخاب کنید. به دنبال تیمی مشتاق، سازمان یافته و هدایت شده باشید. و برای جلوگیری از مرگ توسط کمیته، مطمئن شوید که همه در مورد اینکه چه کسی مسئول چه چیزی است روشن است. از این الگو برای تعیین نقش ها و مسئولیت های کمیته سازماندهی خود استفاده کنید.

4. به بودجه و مدل قیمت گذاری خود فکر کنید

بر خلاف اکثر رویدادهای شرکتی یا مصرف کننده، هدف در سازماندهی یک همایش معمولاً کسب سود نیست – اما ضرر هم نیست. بنابراین، ایجاد یک بودجه دقیق بخش مهمی از فرآیند سازماندهی همایش است.

اگر همایش شما در سال های گذشته برگزار شده است، تا جایی که می توانید از صندلی سال گذشته بازخورد دریافت کنید (اگر همایش جابجا شده است). تا حد امکان تصویر واضحی از درآمد و هزینه خود ایجاد کنید. توجه داشته باشید که ممکن است کمی حدس و گمان وجود داشته باشد و با پیشرفت برنامه ریزی همایش، بودجه شما تغییر خواهد کرد. بنابراین، محافظه کارانه شروع کنید و هر چه پیش می روید، مقیاس را افزایش دهید.

و فراموش نکنید که هزینه های ثبت نام تنها منبع درآمد رویداد شما نیست. بسته های حمایتی ایجاد کنید و بررسی کنید که آیا بودجه در دسترس است. شما همچنین می توانید هزینه های خود را انجام دهید و به دنبال زمینه هایی برای صرفه جویی در پول باشید. فقط اهمیت ایجاد یک تجربه مثبت برای نمایندگان خود را در روز فراموش نکنید. اگر در مواردی مانند AV ، وای فای، یا یک پلتفرم مجازی صرفه جویی کنید، نمایندگان شما از شما تشکر نخواهند کرد.

از این الگو برای ساخت بودجه همایش خود و از این ماشین حساب برای قیمت گذاری هزینه های خود استفاده کنید.

5. (با دقت) مکان خود را انتخاب کنید

هر مکانی که انتخاب می کنید، باید نیازهای شما (فکر کنید: اتاق های کافی برای تمام جلسات موازی شما) و نیازهای نمایندگان شما (محل برگزاری راحت و در دسترس یا یک فضای رویداد مجازی با طراحی خوب) را برآورده کند.

نور و آکوستیک معمولاً هنگام انتخاب محل همایش نادیده گرفته می‌شوند ، اما تأثیر زیادی بر تجربه نمایندگان خواهند داشت، به خصوص اگر در حال برنامه‌ریزی یک رویداد ترکیبی هستید. در صورت امکان، زمانی که رویدادی با تنظیمات مشابه شما در حال برگزاری است، بازدید از مکان خود را برنامه ریزی کنید تا اتاق ها را در عمل ببینید. شاید نیاز به لیست سالن های همایش در تهران داشته باشید.

و علاوه بر بررسی هزینه های اجاره مکان مجازی یا فیزیکی، به دنبال هزینه های پنهان مانند هزینه استفاده از تامین کنندگان خارجی، پارکینگ، حامیان مالی یا فضاهای نمایشگاهی یا حتی وای فای باشید. وقتی نوبت به هزینه کلی می رسد، در مورد آنچه که قابل بحث است و غیر قابل بحث صحبت کنید – و آماده مذاکره باشید.

حتی هدیه‌های کوچک مانند شاتل فرودگاه، چای و قهوه رایگان، یا بسته‌های تخفیف‌خورده برای ارسال به شرکت‌کنندگان مجازی می‌تواند باعث صرفه‌جویی زیادی برای کمیته سازماندهی شما شود.

6. وب سایتی بسازید که اخبار همایش شما را منتشرکند

وب سایت همایش شما رویداد شما را به نمایش می گذارد، به سوالات بازدیدکنندگان پاسخ می دهد و به آنها اجازه ارسال، ثبت نام و تماس را می دهد. و باید آنها را به اندازه شما در مورد رویداد شما هیجان زده کند.

وب سایت شما باید ابتدا با تصاویری قوی و مهم ترین جزئیات رویداد از بازدیدکنندگان استقبال کند. فکر کنید: همایش شما در مورد چیست، کجا قرار دارد و چه زمانی برگزار می شود. هدف این است که تمام این اطلاعات را در “بالای تا” در صفحه اصلی خود قرار دهید (یعنی بخشی از صفحه که بدون پیمایش قابل مشاهده است).

راه اندازی وب سایت شما در اسرع وقت بخش مهمی از سازماندهی همایش شما است. بنابراین تصمیمات کلیدی را زودتر بگیرید، یک وب‌سایت ساده راه‌اندازی کنید، و در حین حرکت، آن را تقویت کنید. اگر رویداد شما به صورت مجازی برگزار می شود، باید دسترسی به رویداد را تا حد امکان آسان کنید و ثبت نام های دیرهنگام را فعال کنید (این روند در همایش های آنلاین بیشتر است).

7. سخنرانان و نویسندگان خود را دعوت کنید

سخنرانان اصلی یا عمومی خوب نمایندگان را جذب می کند و لحن مناسبی را برای همایش شما تعیین می کند. اگر همایشی را برای دانشگاهیان یا محققین سازماندهی می کنید، پرداخت هزینه های حرفه ای به سخنرانان دعوت شده شما عادی نیست.

اما شما معمولاً هزینه‌های محلی و محل اقامت آن‌ها را پوشش می‌دهید و یک افتخار کوچک به عنوان تشکر می‌کنید (اگر در حال برنامه‌ریزی یک رویداد فیزیکی هستید). اگر در حال سازماندهی یک رویداد مجازی هستید، می توانید از این هزینه ها جلوگیری کنید و با بودجه اضافی خود فراتر از گروه هدف معمول خود از سخنرانان نگاه کنید.

و اگر می‌خواهید یک سخنران با مشخصات نسبتاً بالا را به یک همایش حضوری جذب کنید، ممکن است نیاز داشته باشید که یک جایزه بزرگ‌تر ارائه دهید و شاید هزینه‌های سفر آنها را از خارج از کشور پوشش دهید. بنابراین، هنگامی که لیست بلندگوهای خود را تهیه می کنید، این را در نظر داشته باشید.

نکته دیگری که باید در نظر داشت تنوع است. شما می خواهید افرادی که صحبت می کنند نماینده واقعی نمایندگان شما باشند. بنابراین هم از محققان معروف و هم از محققان جوان دعوت کنید و تعادل جنسیتی را حفظ کنید. و مطمئن شوید که برنامه B دارید در صورتی که یک سخنران مجبور شود در آخرین لحظه آن را لغو کند.

8. مخاطبان خود را برای همایش جذب کنید

اگر ارائه‌های شما نیاز به بررسی همتایان دارند، باید به عنوان بخشی از نحوه سازماندهی همایش خود، حضور داوران را نیز در نظر بگیرید.

مدیریت فرآیند بررسی شما یک اقدام متعادل کننده ظریف است. بررسی همتایان همایش معمولاً در طی چند هفته شدید انجام می‌شود و اکثر بازبینان چندین ارسال را ارزیابی می‌کنند. بنابراین بررسی برای یک همایش به طور کلی به معنای تعهد زمانی قابل توجه است، اغلب با یک مهلت غیرقابل حرکت بزرگ در پایان آن.

9. کمی تبلیغات ایجاد کنید

نمایندگان بالقوه شما افراد پرمشغله ای هستند و در دنیایی پر از پیام های رسانه ای 24 ساعته در حال انتخاب هستند. بنابراین چگونه می توانید توجه آنها را جلب کنید و برای همایش خود تبلیغاتی ایجاد کنید ؟ آیا چیزی در بخش شما تغییر می کند که مردم نگران پاسخ دادن به آن باشند؟ یا آیا فرصت خوبی وجود دارد که بتوانید به افراد کمک کنید تا به حداکثر برسند؟

یک استراتژی برای بازاریابی رویداد خود ایجاد کنید که شامل ارسال برخی پیام های قوی از طریق روابط عمومی، محتوای آنلاین و کمپین های ایمیل است. استراتژی را در مورد محتوایی که قرار است در چه زمانی و با چه کسی به اشتراک بگذارید، اجرا کنید.

مصاحبه ها، پست های وبلاگ، تصاویر، برنامه ها، اطلاعیه های سخنران و غیره را در وب سایت همایش خود منتشر کنید تا به ایجاد هیجان کمک کنید. و با ایجاد یک هشتگ برای همایش خود ، مردم را در گفتگو در رسانه های اجتماعی جذب کنید. با دسترسی بهتر به دلیل همایش آنلاین، مطمئن شوید که کمپین های تبلیغاتی شما تا روز رویداد شما اجرا می شوند تا ثبت نام های دیرهنگام را دریافت کنید.

10. آخرین اقدامات مربوط به همایش را مشخص کنید.

تا زمانی که روز همایش در افق باشد، بخش عمده ای از کار انجام خواهد شد…اما هنوز کارهای زیادی برای انجام وجود خواهد داشت. بنابراین تمام تیم خود را در هیئت مدیره قرار دهید.

می توانید از ابزارهایی مانند MailChimp و نرم افزاری که برای مدیریت همایش خود استفاده می کنید استفاده کنید تا با نمایندگان و سخنرانان دعوت شده خود در تماس باشید. و مطمئن شوید که آنها تمام جزئیات و دستورالعمل های لازم را در مورد همایش شما دریافت می کنند: آدرس محل برگزاری، دستورالعمل ها، جزئیات تماس، مشاوره ثبت نام، مشاوره پرسش و پاسخ مجازی و غیره.

در این مقاله ما به شما نحوه برگزاری همایش، چک لیست برگزاری همایش و برنامه ریزی برای برگزاری همایش را آموزش دادیم. درصورتیکه نیاز دارید از یک برگزار کننده همایش در تهران برای برگزاری همایشات خود استفاده کنید، با موسسه قاب نقره ای در تماس باشید.