چرا از دستگاه حضور و غیاب استفاده کنیم؟

با توجه به اینکه پایه و اساس محاسبه حقوق و دستمزد، تعداد ساعت حضور پرسنل در سازمان است و به نوعی حضور و عدم حضور آن‌ها ارتباط مستقیمی با بهروری سازمان دارد، لزوم پیگیری، ثبت و مدیریت صحیحی ساعات کاری کارمندان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. به طوری که با افزایش غیبت کارمندان و عقب افتادگی کارها به طور مستقیم موجب کاهش بهروری سازمان خواهد شد. سیستم کنترل تردد، راه حل یکپارچه به منظور ثبت و ارائه داده های دقیق داده های حضور و غیاب کارمندان به کارفرما است. با توجه به داده‌های سیستم می‌توان به ایده روشنی در مورد نیروی کار ارائه دست یافت، همچنین کلیه اطلاعات مربوط به غیبت، تاخیر و تعجیل در کار در سیستم به طور ایمن ثبت و نگهداری می‌شود. انواع سیستم حضور و غیاب از زمان پیدایش تا به کنون خواهیم پرداخت. مطالعه مقاله « ۸ نکته طلایی در خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب» را پیشنهاد می‌کنیم.

• سیستم حضور غیاب سنتی ( ثبت دستی تردد)
• سیستم های مکانیزه ( پانچی، کارتی، بیومتریک)

غیبت و عدم حضور به موقع پرسنل به طور مستقیم و غیرمستقیم 30 تا 35 درصد بر هزینه‌های سربار سازمان می‌افزاید که شامل هزینه های مستقیم (مانند حقوق) و هزینه های غیرمستقیم پرداخت به کارمندان غائب است. مهمتر از همه، نبود پرسنل متخصص به طور مستقیم بر کار و در نهایت بر خود کسب و کار تأثیر می گذارد.

هزینه های غیرمستقیم عدم حضور به موقع کارمندان در سازمان‌ها:

• پرداخت اضافه کاری برای کارکنانی که حضور دارند و باید کار کارمند غایب را انجام دهند
• کمک موقت
• کاهش فروش و سود ناشی از کاهش بهره وری.

مرخصی گرفتن یا عدم حضور به موقع در محل سازمان، موضوعی اجتناب ناپذیر است اما داشتن یک چشم‌انداز مشخص نسبت به این موضوع به منظور هماهنگی برای انجام به موقع امور، می‌تواند مانع از افزایش هزینه‌های سربار شود.

انواع سیستم حضور و غیاب

روش هایی که به طور گسترده برای مدیریت تردد پرسنل با کمک فناوری استفاده می شود به شرح زیر است:

• ثبت دستی (Muster Roll) زمان ورود و خروج کارکنان.
• استفاده از جدول زمانی (در MS Excel یا مبتنی بر وب)
• سیستم های مکانیزه
• بیومتریک ( اثر انگشت، تشخیص چهره، تشخیص عنبیه، Voice Reader و…)
• غیر بیومتریک ( کارت خوان پانچ، کارت خوان هوشمند، Proximity Reader و…)

ثبت دستی:

رایج ترین روش ثبت ساعات ورود و خروج پرسنل، حتی قبل از عصر تکنولوژی روش دستی است. در این روش برای ثبت زمان ورودی و خروجی کارمندان از نرم افزرهای صفحه گستره ( اکسل) یا ریجستر رول استفاده می‌شود.

رجیستر رول، که معمولاً برای ورود دستی داده‌های ورود و خروج کارکنان استفاده می شود در فروشگاه های ثابت موجود است. اما روزه و با روی کار آمدن دستگاه‌های حضور و غیاب استفاده از روش‌های سنتی مثل ثبت در دفاتر حضور و غیاب منسوخ شده است. پیچیدگی ها و الزامات روز به روز در حال افزایش است و استفاده از این روش نه تنها مقرون به صرفه نیست بلکه هزینه‌های زیادی را به دنبال دارد.

جدول زمانی

در جداول زمانی آنلاین که شرحی دقیق از وظایف محوله به هر پرسنل و زمان شروع و خاتمه آن درج شده است. بنابراین، کارفرما یک تفکیک دقیق از وظایف انجام شده توسط یک کارمند در کل کار را دریافت می کند. این اطلاعات برای تعیین برآورد و مدیریت زمان استفاده می شود. بنابراین، ساعت کاری کارمند را می توان به طور موثر پیگیری کرد.

مزایای استفاده از جدول زمانی:

مزیت اصلی این روش کاهش هزینه‌های سازمان است. کارفرما می تواند با در نظر گرفتن جدول زمانی  یک وظیفه مشخص محوله به چند کارمند به طور میانگین مدت زمان مورد نیاز برای انجام آن را محاسبه کند. همچنین زمان صرف شده برای یک فعالیت خاص توسط یک فرد قابل بررسی و مقایسه است. در نتیجه، نقش یک کارمند را می توان بر اساس نتیجه کارشان ارزیابی کرد. برگه های زمانی نیز بهره وری کارکنان را در یک شرکت فراهم می کند. این کار اداری را نیز تا حد قابل توجهی کاهش می دهد.

سیستم های حضور و غیاب مکانیزه

با استفاده از سیستم‌های کنترل تردد مکانیزه، با ورود و خروج هر کارمند به طور خودکار یک رکورد با زمان بندی ورود و خروج  ثبت می‌شود. به این منظور یکبار برای همیشه هر پرسنل در دستگاه تعریف شده و به ازای هر تردد یک رکورد تردد( ورود یا خروج) برای آن‌ها ثبت می شود. استفاده از سیستم‌های مکانیزه کنترل تردد نسبت به سایر روش‌های حضور و غیاب، موثر تر بوده و قابل اعتمادتر است. نانوتایم ارائه دهنده انواع دستگاه حضور و غیاب به همراه نرم افزار اختصاصی با قابلیت ادغام با سیستم حقوق و دستمزد، یکی از برندهای اختصاصی در زمینه ارائه سیستم کنترل تردد در بازارهای داخلی است.

مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب مکانیزه:

• پردازش سریعتر داده ها
• سوابق دقیق و نیاز حداقل نظارت
• کمترین میزان دخالت انسانی
• ارائه انواع گزارش‌
• امکان ادغام داده‌ها با نرم افزار حقوق و دستمزد

چگونگی عملکرد دستگاه‌های حضور غیاب بیومتریک

در این سبک از سیستم‌های احراز هویت تأیید و شناسایی بر اساس یکی از شاخصه‌های بیومتریک ( چهره، اثر انگشت، عنبیه و…) انجام می‌شود. الگو بیومتریک بر روی پایگاه داده به منظور تأیید کاربر ثبت نام شده (کارمند) ضبط می شود. در نتیجه شناسایی کاربران تنها از روی مشخصه بیومتریک بدون استفاده از کارت هوشمند، نام کاربری یا شناسه و غیره انجام می شود. تمام رکوردهای موجود در یک پایگاه داده با الگو مقایسه می شوند و با نزدیکترین الگو مطابقت داده می شود. دو کلاس مختلف در بیومتریک وجود دارد:

• فیزیولوژیکی
• رفتاری

بیومتریک فیزیولوژیکی شامل گرفتن و مقایسه اثر انگشت، دست، صورت، عنبیه، شبکیه و…. است. پرکاربردترین بیومتریک‌ها فیزیولوژیکی اثر انگشت و چهره است.

بیومتریک رفتاری به رفتار فرد مربوط می شود که شامل تشخیص صدا، امضا و زدن کلید و غیره است.

کارت‌های دسترسی / کارت‌های تماسی

از این کارت ها برای دسترسی کاربر پس از کشیدن کارت استفاده می شود. داده‌ها بر  روی نوار مغناطیسی کارت ذخیره می شود.

کارتخوان های مجاورتی

این سبک از دستگاه‌ها برای احراز هویت افراد از یکسری کارت مغناطیسی مجاورتی استفاده می‌کنند که نیاز به تماس با دستگاه ندارند. کارت های مجاورتی/ کارت های پروکسی دارای برد 0-3 اینچ هستند و به کاربر این امکان را می دهد که کارت  در در کیف پول در کنار سایر کارت‌های شناسایی، کارت کلید و … استفاده شود.

نتیجه گیری:

عدم محاسبه دقیق حقوق و دستمزد یکی از مواردی است که نه تنها منجر به نارضایتی پرسنل بلکه امکان بروز خسارات جبران ناپذیر به سازمان‌ها می‌شود. چگونگی مدیریت کارمندان، رعایت یا عدم رعایت قوانین حضور و ترک مجموعه، همگام سازی حضور و غیاب با حقوق و دستمزد، صدور فیش حقوقی و واریز حقوق در بانک، پردازش حقوق و دستمزد و… از جمله مواردی هستند که در چگونگی حقوق و دستمزد موثر هستند. با انقلاب صنعتی اروپا، کلیه شرکت‌ها موظف به ثبت و ضبط اطلاعات ورود و خروج پرسنل به منظور ثبت ساعات کار هر فرد، وقت شناسی آنها و ثبت حوادثی احتمالی در طول روز، شدند. به تدریج و با روی کار آمدن سیستم‌های حضور و غیاب تا حدودی از پیچیدگی‌های فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد کاسته شد و میزان بروز خطای انسانی به حداقل رسید.

به طور کلی هیچ معیاری برای تعیین بهترین یا بدترین دستگاه حضور غیاب برای هیچ سازمانی وجود ندارد و در واقع مجموعه‌ای از فاکتورها در کنار یکدیگر تعیین کننده برای تهیه بهترین دستگاه حضور و غیاب برای یک مجموعه است. در نتیجه، همه سیستم ها هم جنبه مثبت و هم جنبه منفی دارند. تمام سیستم‌های ردیابی حضور و غیاب رکوردی را ایجاد می‌کنند که دارای زمان‌بندی ورود و خروج کارکنان است که از طریق آن حقوق محاسبه می‌شود. این مقاله به کمک کارشناسان تیم نوسعه و بازاریابی شرکت نانوتایم ارائه دهنده انواع دستگاه کنترل تردد و نرم افزار حضور و غیاب آنلاین و موبایلی تهیه و منتشر شده است.